中小企業の経営者、業務担当者のためのパソコン活用による業務改善マニュアル



パソコンのサポートをしている山本です。
パソコン指導、業務ソフトの導入指導、データベース構築などの経験から得た、中小企業におけるパソコン活用、業務効率アップのヒントをお届けします。





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■文書作成

文書作成ソフトはビジネスでは欠かせないソフトです。パソコンが普及する前からワープロ専用機が使われていたので「ワープロ」と言えば文書作成ソフトということが誰でも知っていることでしょう。

ワープロソフトというと一番使われているのがMicrosoft Word です。今パソコンを買うとWindows と共に Word や Excel が既にインストールされている場合が多いため、普及率は圧倒的に多いと思われます。

ここで、Word にはどんな機能があるかご紹介します。

●Word の機能

 1.文書作成・編集  ・・・・ 文字飾り、箇条書き、インデント、タブなど
 2.図の挿入  ・・・・ Microsoftの絵(クリップアート)など
 3.罫線・表作成
 4.様々な図形作成  ・・・・ オートシェープ
 5.インパクトのある文字作成  ・・・ ワードアート

私は、東京商工会議所江戸川支部主催パソコンセミナーの「ワード基礎・応用」講座でこれらの機能を紹介しています。Word にはもっと優れた高度な機能がたくさんありますが、初心者の方にも理解できること、企業で一般的によく使われる文書が作成できれば良いと考え、これらの機能に絞っています。

これらの機能を使うと、どんな文書が作成できるかご紹介しましょう。

●Word で作成できるもの

 1.一般的な文書  ・・・・ 案内文など
 2.形式の決まった文書  ・・・・ 契約書・定款など
 3.図や図形を多用したチラシ  ・・・・ 会社案内、製品紹介など
 4.はがき文書  ・・・・ 年賀状、暑中見舞い、案内文書など

下記の文書は実際にセミナーで編集したもので、画像をクリックすると拡大版(編集の解説付き)が表示されます。

◆展示会のご案内

「ワード基礎」講座で使用
 ◆イベントレポート(2ページ)
 
「ワード応用」講座で使用

「作成してみたい!」と思われた方は、是非セミナーに参加してください。
セミナーは東京商工会議所江戸川支部で定期的に開催しています。


■表計算

表計算ソフトを使うと、どんな風に便利なのかを、この表を例にご説明します。

右図のような表があったとします。
見積書や請求書などよく使う表です。

この表で「品名」「単価」「数量」はその都度入力しますが、「金額」は「単価×数量」で計算できます。最後の「小計」「消費税」「合計」も同様に計算で求めます。

表計算ソフトでは、このように計算する箇所にはあらかじめ計算式を入力しておきます。すると使う時は、「品名」「単価」「数量」を入力するだけで「金額」「小計」「消費税」「合計」が自動計算されるというわけです。 さらに、「品名」「単価」「数量」を入力すれば「小計」「消費税」「合計」に加算されます。

したがって、一度表を作っておけば、通常は入力するだけで計算しなくても答えが出てくるという便利さです。

また、入力後に「単価」が1箇所違っていた場合には、その数字を変更するだけで、すべて再計算され常に正しい答えが出ています。手書きの場合にはすてべて計算し直すことを考えれば、その便利さが良く分かると思います。

また、表計算ソフトを使うと表を作成して計算させるだけでなく、様々なことができます。 作った表を元にグラフ作成したり、大量のデータを分析するデータベース管理もできます。 様々な業務で活用できることでしょう。

表計算ソフトというと一番使われているのがMicrosoft Excel です。今パソコンを買うとWindows と共に Word や Excel が既にインストールされている場合が多いため、普及率は圧倒的に多いと思われます。

ここで、Excel にはどんな機能があるかご紹介します。

●Excel の機能

 1.表計算  ・・・・ 表作成、計算(四則演算、関数、割合など)
 2.グラフ作成  ・・・・ 棒・折れ線グラフなど14種類73パターンのグラフ
 3.データベース  ・・・・ 並べ替え、集計、抽出、クロス集計などデータ分析

私は、東京商工会議所江戸川支部主催パソコンセミナーの「エクセル基礎・応用・実践」講座でこれらの機能を紹介しています。基礎講座では表作成・計算機能を、応用講座では関数、グラフ作成、データベース機能を体験します。実践講座は既にエクセルを業務に使っている方(上級者)向けの実践的な講座です。

これらの機能を使うと、どんな資料が作成できるかご紹介しましょう。

●Excel で作成できるもの

 1.売上表、見積書、請求書、収支計算書などの表全般
 2.売上推移グラフ、売上構成グラフなどグラフ全般
 3.住所録、顧客管理、物件管理などデータ管理表
 4.売上明細書、仕入明細書などのデータ管理表
 5.クロス集計表(ピボットテーブル)

下記の表は、実際にセミナーで作成したものです。

◆売上実績表 (エクセル基礎講座で作成)
  

◆表とグラフ (エクセル応用講座で使用)
  


◆データベース機能 (エクセル応用講座で使用)

  ※画像をクリックすると拡大表示されます


◆科目コード表の科目名を現金出納帳で自動表示 (エクセル実践講座で使用)



◆現金出納帳より科目毎の入金・出金の合計計算 (エクセル実践講座で使用)


「チャレンジしてみたい!」と思われた方は、是非セミナーに参加してください。
セミナーは東京商工会議所江戸川支部で定期的に開催しています。



 
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