第６回　メール活用 （Outlook Expressを使ったメールの便利な機能） 目　　次：　 １．受信メールの返信 ２．ファイルの添付 ３．不要なメールの削除 ４．メールの整理 １．受信メールの返信 　 ここでは、もらったメールに返事を出す場合に便利な「返信」について説明します。「Outlook Express」のバージョン５を例に説明しますので、他のバージョンをお使いの場合、一部命令等が異なる場合がありますがご了承ください。 受信したメールに「返信」機能を使うと、相手のアドレスと件名が自動的に挿入された「新しいメール」が作成され、相手の本文の行頭に＞マークが付いた形で引用されます。 �@ 受信メールを選択、または開いた状態で「返信」ボタンをクリックします。 　　（Outlook Express Ver.4 の場合は「差出人へ」ボタンを使用します。） 　　　　 �A新しいメールが開きます。 　 宛先と件名が自動挿入され、件名には相手の件名の頭に「Re:」が付いています。 　　　　 　　本文は、相手の本文を必要に応じ生かし、不要な部分は削除して使います。 　　（相手の質問の部分を残しその下に返事を書くなどの使い方をすると良いで 　　しょう。） �B返信メールが完成したら、「送信」ボタンをクリックで、通常のメールと同様です。 「返信」機能を使うと、相手のアドレスを入力する手間が省けるばかりでなく、 件名に「Re：」が付くので、自分が出したメールの返信であることが相手にも 分かります。 とても便利な機能なのでぜひ試してみてください。 ２．ファイルの添付 　 自分で作成したWordの文書やExcelの表、また写真など画像データをメールに添付して送ることができます。ここでは、ファイルを添付する方法について説明します。 �@ 準備として、添付するファイルをコンピュータのどこかに保存しておきます。 �A メール作成画面で、クリップの絵の「添付」ボタンをクリック 　　　　 �B �@で準備したファイルを指定し、「添付」ボタンをクリック �C 件名の下に「添付」欄が現れ、指定したファイル名が表示されます。 　　　　 　　あとは、通常のメールと同様「送信」します。 One Point メールにファイルを添付する場合には、次のことに注意しましょう。 １．添付ファイルを作成したアプリケーションが受信側マシンに入っていなければ 　　ファイルを見ることはできません。相手側マシンに同じアプリケーケーションが 　　入っていることを確認してから送りましょう。 　　（Wordで作ったファイルを送っても、相手のマシンににWordが入っていなければ 　　中身を見ることはできません。） ２．ファイルサイズが大きい場合は、送受信に時間がかかるため、必要に応じて 　　ファイルを圧縮して添付しましょう。また、圧縮した場合、相手に圧縮ファイル 　　を解凍する環境があるかも考慮する必要があります。 　　ファイルの圧縮と解凍については、「ファイルの圧縮」と「ファイルの解凍」を 　　参考にしてください。 ３．不要なメールの削除 　 メールを受信すると、「受信トレイ」にメールがたまってきます。そこで、不要なファイルを削除する方法を説明します。 �@ 「受信トレイ」を表示しておき不要なメールを選択します。 �A ツールバーの「削除」ボタン　　をクリックします。 　　　　 　　メールを削除してもコンピュータから削除されるのではなく、「受信トレイ」から 　　「削除済みアイテム」に移動するだけなので、元に戻したい場合は戻すことも 　　できます。 �B さらにコンピュータから削除する場合は、「削除済みアイテム」を表示しておき、 　　不要なメールを選択して「削除」ボタンをクリックします。 One Point 不要なファイルを削除しても「削除済みアイテム」にどんどんたまっていきます。 その都度「削除済みアイテム」から削除するのは面倒です。そこで、次の設定をしておくと、Outlook Express 終了時、自動的に「削除済みアイテム」の中のメールが削除され便利です。 　　　「ツール」→「オプション」→「メンテナンス」タブ　の 　　　　　　「終了時に［削除済みアイテム］を空にする」にチェックを付ける ４．メールの整理 　 必要なメールは、いつまでも受信トレイに置いておかず、フォルダを作ってその中に保管しておきましょう。 フォルダの作成 �@ 「ファイル」→「フォルダ」→「新規作成」を選択。 　　　　 �A 「フォルダの作成画面」で、フォルダ名とフォルダを作成する場所を選択。 �B ［ＯＫ］ボタンで終了。 受信メールをフォルダに移動 �@ 受信トレイを表示しておき、移動したいメールを選択します。 �A 右画面フォルダ一覧の移動先フォルダの上に�@のメールをドラッグします。 　　　　 �B ドラッグ先フォルダを選択し、中に入ったことを確認します。 One Point 複数のメールを一括移動する場合のメール選択方法 ◆１つ目のメールをクリックし、２つ目のメールを［Ctrl］キーを押しながらクリック。 ◆連続した複数メールの選択は、最初のメールをクリック、最後のメールを［Shift］ 　 キーを押しながらクリック。 この方法は、複数メールを削除する場合にも利用できます。

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