パソコンのサポートをしている山本です。
パソコン指導、業務ソフトの導入指導、データベース構築などの経験から得た、中小企業におけるパソコン活用、業務効率アップのヒントをお届けします。
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■業務改善のポイント
この章ではパソコンを使って業務改善する流れを述べてきました。ここで、パソコンを使って業務の効率化を図る時のポイントをご紹介します。
改善業務の探し方
日常の業務の中で、効率化できる仕事を探す目安をご紹介します。それは、次の項目に該当する業務をピックアップすることです。
●手作業で処理すると大変時間がかかってしまう。
●毎月同じ処理をしなければならない。
●単純作業が多い。
●わかりにくくいつも間違えてしまう。
この時期において、まだコンピュータを業務に活用していないということは、手作業で処理することに慣れていて、何の疑問もなく今までの処理を続けているという場合があります。その場合には、社内だけで業務改善することは難しいので、外部の力を借りてコンサルティングを受けることをお勧めします。
パソコンは便利なので、パソコンを使うと自分の仕事がなくなってしまうのではないかと危機感を持つ方がいらっしゃるかもしれませんが、それは違います。
パソコンは道具なので単純作業や面倒くさい繰り返し処理には適していますが、人間のように判断業務や考えることは出来ません。パソコンは、使う人がいて初めて力を発揮するものなのです。
パソコンを使って業務の効率化を図りたいと思ったら、パソコンの便利さを知ることが必要です。そこまで辿りつくのが大変だと思ったら、外部の力を借りてコンサルティングを受けてください。
もし自社でパソコンを活用したら、どの程度の効率化が図れるか相談してみてください。どんなシステムを導入すれば、現状の業務がどのように変わり、今までかかっていた時間がどのくらい削減できるかを教えてもらいましょう。そして、その数字を積み上げていき、削減できる時間と担当者の人件費を計算してみてください。
それと同時に、そのシステムを導入するとどのくらいの費用がかかるかも計算してもらいましょう。すると、何ヶ月で初期費用を取り戻すことができるかが分かります。その後は、経費削減というメリットが続くということです。
システム導入など体制を変える時には、ある程度の費用と労力はかかるものです。しかしながら、それによる効果の方がずっと大きいはずです。経営者の方には、このように長い目で見て決断していただきたいと願っています。そして、削減できた時間をもっと前向きな仕事にシフトすることにより、組織の活性化にも繋がると考えています。
段階的な導入を
業務をシステム化する場合には、多くの業務を一度にシステム化するのではなく、段階的に導入されることをお勧めします。
例えば、最初に導入しやすい会計や給与などの定型業務からはじめ、慣れたところで次に販売管理という具合に、徐々に進行してください。担当者が違う場合にも、新しいシステムを導入するということは様々な業務に関連して、気を遣うものです。精神的にも負担にならないよう、無理のない計画を立てましょう。
また、導入時期は従来の処理と新システムと並行処理が必要になるため、担当部署には大きな負担となることを考慮してください。必要に応じ、アルバイトなど人的な補助を検討するなど、担当者の負担を軽減するための配慮も忘れないでください。
導入後は定期的な見直しを
システムを導入したらそれで終りではなく、定期的に業務の見直しをして、より良いシステムに育てていきましょう。
システムの導入は業務改善のスタートと考えてください。最初は試行錯誤しながら導入しているので、問題点も出てくるはずです。また、システムを導入してみなければ分からないこともたくさんあります。最初から完璧なシステム化を目指さなくても良いのではないでしょうか。
とにかくスタートして、運用してみることが大切です。まず、一歩踏み出したら、次は使っていく中で問題点を洗い出し → 検討 → 改善という風に進めていきます。
定期的に業務を見直し、改善していくことで、より使い易いシステムへと変えていくことができます。変動的な状況の中で、業務自体も変化していきます。その都度、業務の見直しをすることは、とても重要なことです。
業務を担当する一人ひとりが「業務改善」の気持ちで日常業務に取り組めば、業務の効率化を図ることもでき、社員のコンピュータセンス＆スキルアップも図れることでしょう。
業務の効率化の次に続くもの
今、パソコンやインターネットを有効活用することで、確実に収益を上げることができます。収益を上げるには次の方法があります。
１．支出を減らす（経費の削減）
２．収入を上げる（売上の増加）
実に当たり前のことですが、これが全てです。
今まで述べてきた「業務の効率化を図る」というのは、「支出を減らす」に当たります。これらのことは、決して新しいことではありません。パソコンが普及した時にすでに、パソコンを使って業務の効率化を図るということは提唱されていました。
その後、インターネットがの活用が急速に進み、主に「守りの道具」だったパソコンが「攻めの道具」へと変わってきたのです。これが「IT革命」です。
インターネットが定額で使い放題になりました。定額で使い放題と言うことは、使えば使うほど安くなるということです。こんな夢みたいな道具が今までにあったでしょうか。
インターネットとパソコンを利用すれば、こんなメリットが生まれるのです。ここに例を挙げてみます。
●メールの活用で通信費の大幅な削減が図れます。
●ホームページで会社や自社商品を宣伝し、広く情報発信できます。
●少ない費用でネットショップを開設し販売することができます。
●ホームページを活用しアンケート等マーケティングができます。
このように、インターネットとパソコンを活用すると、「経費を削減する」だけでなく、「収入を上げる」こともできるのです。少ない費用で様々なアクションを起こすことができます。しっかりしたホームページを開設すれば、24時間、365日、休まず全国に向けて営業することができます。
本来、企業としては「経費の削減」より「売上を上げる」ことに興味を持つかもしれませんが、パソコン活用という面からいうと、まず、業務の効率化（経費の削減）でパソコンの基礎を固めてほしいのです。それから、次の営業促進（売上を上げる）に進んでいただきたいと考えています。
そのためにも、早く業務のシステム化に取り組み、社内全体にパソコンやインターネット活用を促進していただきたいのです。業務のシステム化を実現すれば、社員は誰もがパソコンもインターネットも抵抗なく使える状況ができあがります。
このように、業務の効率化が図れたら、次にパソコンとインターネットを営業戦略として活用していただき、本当の便利さを実感していただきたいと願っています。
本気でパソコンの有効活用を考えている企業を応援します！
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