中小企業の経営者、業務担当者のためのパソコン活用による業務改善マニュアル



パソコンのサポートをしている山本です。
パソコン指導、業務ソフトの導入指導、データベース構築などの経験から得た、中小企業におけるパソコン活用、業務効率アップのヒントをお届けします。





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■販売管理

販売管理ソフトを導入する場合に、最初に行う処理についてご説明します。

 1.会社データの作成
 2.基本情報の登録
 3.帳票自社名の登録
 4.商品情報の登録
 5.得意先情報の登録
 6.分類情報の登録
 7.開始残高の登録

1.会社データ作成

まず最初に会社データを作成します。会社情報としては、事業所名、会計期間の設定などを行います。

2.基本情報の登録

基本情報では自社に関する情報やシステムの運用方法について登録します。
ここでは「弥生販売05プロフェッショナル」の登録画面を参考にご説明します。

      

   ・事業所の情報(住所、TEL、FAX、メールアドレスなど)
   ・運用方法(日付、伝票番号、金額の端数処理、年表示など)
   ・台帳コード桁数・分類設定

3.帳票自社名の登録

販売管理では、見積書、売上伝票、送り状、請求書など様々な帳票を作成します。その際、各帳票における自社名の表示を指定することができます。
例えば、請求書には振込先銀行の表示を追加したい場合に利用することができます。

4.商品情報の登録

商品に関する情報を登録します。仕入・在庫管理を併用する場合には「在庫管理」の設定をすることができます。

ここでは、「弥生販売05プロフェッショナル」の商品台帳を参考にご説明します。

    

  ・商品情報(コード、名称など)
  ・詳細情報(単位、入数、課税区分、在庫区分、在庫適正数など)
  ・単価情報(上代、単価1〜4、原価など)

▼単価情報
 単価情報は、得意先により販売単価を変える場合に使用します。
 特に単価の変更をしない場合は、上代(標準価格)の金額を使用します。

▼セット商品
 ソフトにより、複数の商品をまとめてセット販売する場合に「セット商品登録」
 を利用することができます。セット商品を登録しておくと、売上伝票でセット商
 品を選ぶと、その内訳となる複数商品が表示されるので入力の手間を省くこ
 とができます。

5.得意先情報の登録

得意先に関する情報を登録します。ここでは、「弥生販売05プロフェッショナル」の得意先台帳を参考にご説明します。

    

  ・得意先情報(コード、名称など)
  ・連絡先情報(住所、担当者、連絡先、メール、自社担当者など)
  ・取引情報 (取引区分、単価設定、掛率、請求先、締日、税転嫁など)
  ・回収情報 (回収方法、回収サイクル、回収日、手数料区分など)

▼単価・掛率について
 得意先で商品単価を指定したり、掛率を指定することができます。すると、
 売上伝票入力で商品単価が指定した単価となります。

▼締日設定
 得意先の請求締日を設定しておくと、締日ごとに請求書作成することができ
 ます。請求を締めた後にその期間の売上が発生した場合には、次回締め日
 に回したり、請求済みデータの修正ができないなど実務に則した運用になっ
 ています。

▼納品先と請求先が違う場合
 「納品先は各支店で請求は本社一括」という場合があります。納品先と請求
 先が異なる場合には、納品先、請求先をそれぞれ得意先登録し、納品先情
 報の「請求先」を本社に設定します。すると、得意先元帳は納品先別に作成
 されますが、請求書は本社一括で作成されます。

6.分類情報の登録

売上を担当者で分類したり、商品分類を設定して、売上を商品分類別に見たり、得意先を地区に分類して地区別の売上を見るなど、分類設定しておくと様々な分類で売上を見ることができます。

7.開始残高の登録

販売管理ソフトを導入する場合、売上伝票を入力する直前の売掛残高を得意先情報等で登録する必要があります。得意先により締日が異なるので、売上伝票入力開始時期を請求締日ごとに揃えると、初回から全明細を含んだ請求書が作成できます。



以上で、販売管理ソフトの導入時の処理は終わりです。得意先が増えれば請求書を作成したり、得意先元帳を記帳するのは大変な作業です。エクセルで請求書を作成しているという企業でも、ぜひ販売管理ソフトの導入を検討してみてください。


■仕入・在庫管理

仕入・在庫管理ソフトの導入には、販売管理と併用する場合と仕入・在庫管理を単独で使用する場合があります。

販売管理ソフトと併用する場合には、販売管理と共有するデータがあるため「仕入先」と「在庫」に関する処理のみを行います。仕入・在庫管理を単独で使用する場合には次の全ての処理を行ってください。

 1.会社データの作成 (販売管理と共有)
 2.基本情報の登録 (販売管理と共有)
 3.商品情報の登録 (販売管理と一部共有)
 4.仕入先情報の登録
 5.分類情報の登録 (販売管理と一部共有)
 6.開始残高の登録 (販売管理と一部共有)

1.会社データ作成

まず最初に会社データを作成します。会社情報としては、事業所名、会計期間の設定などを行います。このデータは販売管理と共有するため、販売管理と併用する場合には必要ありません。

2.基本情報の登録

基本情報では自社に関する情報やシステムの運用方法について登録します。
このデータは販売管理と共有するため、販売管理と併用する場合には必要ありません。
販売管理の説明を参照してください。


3.商品情報の登録

商品に関する情報を登録します。仕入・在庫管理を併用する場合には「在庫管理」の設定をすることができます。このデータは販売管理と共有するため、販売管理と併用する場合には必要ありません。
販売管理の説明を参照してください。

4.仕入先情報の登録

仕入先に関する情報を登録します。ここでは、「弥生販売05プロフェッショナル」の仕入先台帳を参考にご説明します。

    

  ・仕入先情報(コード、名称など)
  ・連絡先情報(住所、担当者、連絡先、メール、自社担当者など)
  ・取引情報 (取引区分、単価設定、掛率、締日、税転嫁など)
  ・支払情報 (支払方法、支払サイクル、支払日など)

▼単価・掛率について
 仕入先で商品単価を指定したり、掛率を指定することができます。すると、
 仕入伝票入力で商品単価が指定した単価となります。

5.分類情報の登録

仕入を担当者で分類したり、商品に分類を設定し、仕入を商品分類別に見ることができます。また、仕入先を地区に分類するなどして様々な分類で仕入を見ることができます。

6.開始残高の登録

仕入・在庫管理ソフトを導入する場合、仕入伝票を入力する直前の買掛残高を仕入先情報等で登録する必要があります。

また在庫管理する場合には、仕入伝票・出庫伝票(販売管理併用時には売上伝票)入力する直前の在庫数を商品情報等で登録する必要があります。

買掛残高の登録については、売掛残高の登録とは異なり自社の支払条件(締日・支払日)に合わせて支払う場合が一般的です。自社の支払締日の残高を買掛金の開始残高として登録し、次の日から仕入伝票入力を開始すれば初回から支払一覧表を利用することができます。


 
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