中小企業の経営者、業務担当者のためのパソコン活用による業務改善マニュアル



パソコンのサポートをしている山本です。
パソコン指導、業務ソフトの導入指導、データベース構築などの経験から得た、中小企業におけるパソコン活用、業務効率アップのヒントをお届けします。





 パソコンの習得
  はじめの一歩
  使って慣れよう
  自己流に注意!


 業務ソフトの選択
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  販売管理
  仕入・在庫管理
  顧客管理
  社内情報管理
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 汎用ソフトの活用
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 業務ソフトの導入
  財務会計
  給与計算
  販売管理
  仕入・在庫管理

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  販売・仕入ソフト導入
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 パソコンで業務改善
  PCスキルアップ
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  自社システムの構築
  ガイドラインの作成
  業務改善のポイント


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さあ、パソコンの基礎知識やシステム導入について理解したら、次はパソコンを使って自社の業務改善に取りかかりましょう。次の順番で進めてください。

■PCスキルアップ

パソコンを有効に活用するには、まず経営者(管理者)を含む社員全体のパソコンスキルを上げることが大切です。

パソコンは、今や企業では使えて当たり前の道具です。電話やFAXと同様のビジネスツールだと思ってください。以前にはコンピュータ・アレルギーという言葉をよく耳にしましたが、今ではほとんど聞かなくなりました。アレルギーなどと言っていられない状況になっているということではないでしょうか。

また、一昔前では、経営者や管理者は自分でパソコンを使わなくても、女子社員に原稿を渡して資料作成してもらっていました。ワープロ(文書作成)はそれでも良いかもしれませんが、パソコンはそうはいきません。

パソコンを使いこなせば、様々なことができます。こんな便利な道具を使わない手はありません。

ここに、それぞれの立場の方に活用していただきたいソフトや機能を挙げます。参考程度に見ていただければと思います。

経営者・管理者

 ●インターネットで情報検索
 ●メールのやり取り
 ●ワープロで簡単な文書作成
 ●表計算で表・グラフを使った分析など
 ●プレゼンテーションの作成

業務担当者

 ●ワードで文書作成
 ●表計算で表作成、データベース機能
 ●業務ソフト(会計、給与、販売管理など担当業務のソフト)
 ●メールのやり取り

パソコンを習得する方法としては、「第1章 パソコンの習得」でもご説明したように、最初の一歩はセミナーなど人から正しい使い方を習うことが重要です。

経営者や管理者の方が習得するだけでなく、社員全員に対してある程度のパソコン教育を行うことが効率化の鍵になります。

なぜなら、パソコンを本当に有効活用して業務の効率化を図ることができるのは、実際に業務に携わっている人だからです。業務に携わっている人(業務に精通した人)がパソコンを習得すれば、自然に業務に活用するようになります。

表計算ソフト(Excel)が自由に使えれば、それだけでもかなりの効率化を図ることはできます。そのためには、自己流ではなく、正しい使い方を習得することが大切です。社内研修など会社が主体となりパソコン教育を行うの必要性があると言えるでしょう。

社内教育としては、次の方法が挙げられます。

 1.社内または場所を借りて、パソコン研修会を自社で開催する。
 2.一般に開催されているパソコンセミナーを利用する。

どちらの方法にしても、パソコンに詳しい人に相談し、どんなセミナー(教育)が望ましいか選定することも大切な要素です。


パソコン推進リーダーを置く

パソコン教育を行う上で、一つ検討していただきたいことがあります。それは、パソコン推進リーダーとなる人を選任するということです。各部署から選んでも、社内で数人とういふうに選んでも構いません。社員数や組織により決めてもらえば良いと思います。

パソコン推進リーダーを置くことにより、パソコンに慣れていない人が身近にいるパソコン推進リーダーに聞くことができ、底辺のスキルアップに繋がります。また、これから新規システム導入など新たな展開になった時、パソコン推進リーダーを中心に進めることができます。

パソコン推進リーダーを選ぶときの基準としては、次の要素が必要になります。

 1.業務に精通していること
 2.パソコンを使いこなすことができ興味をもっていること

「業務に精通していること」は絶対条件です。しかしながら、「パソコンを使いこなす」人材がいない場合は、外部のコンサルティングを受けることをお勧めします。

外部のコンサルティングを受けながら進めることで、「パソコン推進リーダー」を育成することができます。最初から自社だけで進めようとせず、広くパソコン活用に精通した人の力を借りることが、結果的には、業務の効率化への近道だということを理解してください。

外部の力を借りるということ

企業を経営する上で、今までにない新しい技術が必要になった時、その技術を自社に取り入れるためにどんなことをするでしょう?

考えられる行動をあげてみました。

 1.自社で勉強する。
 2.新しい技術を持つ人を雇用する。
 3.新しい技術を持つ外部の力を借りる。

自社に新しい技術を習得できる人材がいて、その技術が登場した初期であれば「1.自社で勉強する」ことも可能でしょう。しかし、社内の人材で取り入れられない場合、もしくは時期的に勉強している時間がない場合には、「2.雇用する」か「3.外部の力を借りる」方法しかありません。

「雇用する」と「外部の力を借りる」のどちらを選ぶかは、それ(雇用する/力を借りる)に該当する人材がいるかどうかにより異なりますが、少なくても「雇用する」場合には、ず〜とお給料を払い続けることになります。「外部の力をかりる」場合には、新しい技術を習得するまでの間だけ料金を払うことになります。

一概には言えませんが、軌道に乗ったら必要のないことであれば、必要な時だけ外部の力を借りる方が合理的といえるのではないでしょうか。

新しい技術を自社に取り入れる場合に一番問題なのは、費用をかけたくないばかりに、社内の力だけで対処しようとすることです。自己流で中途半端な形で取り組めば、結局、上手く活用できず先に進めないという状況になってしまいます。

導入時にかかる経費は一時的な費用ですが、それにより業務の効率化が実現すれば、その後永年に渡り経費削減できることになります。目先の出費ばかり考えず、効率化した場合にどれだけ経費削減できるかを一度試算してみてください。 そこのところを見極めるのが経営者の力量ではないでしょうか。

今は、パソコン云々と言っている時期ではなく、インターネットをいかに活用し戦略的に使うかという問題に取り掛からなければならない時期です。

まだパソコンを業務に活用していない場合にはかなり遅れていることを意識してください。危機感を持って早急に対処し、次の課題に取り組めるような体制を作っていただきたいと願っています。


 
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